De acuerdo con el Artículo 28, fracción I – A, del Código Fiscal de la Federación (“CFF”), los libros y registros sociales (“Libros Corporativos”) forman parte de la contabilidad, por lo que todas las personas morales (empresas) están obligadas a contar y mantener actualizados sus Libros Corporativos, independientemente del régimen corporativo o tipo de empresa de que se trate (S.A., S. de R.L., S.A.S., S.C., etc.), de su tamaño, del número de sus socios o accionistas, de la relación que existe entre los socios o accionistas, etc.
Al ser los Libros Corporativos parte de la contabilidad de las empresas, las autoridades fiscales pueden solicitar la revisión de los mismos en cualquier momento, en ejercicio de sus facultades de comprobación, ya sea para dar soporte a algún movimiento reflejado en la contabilidad, o bien, para cualquier otro asunto para el cual lo consideren necesario; debiéndolos presentar de manera inmediata (Art. 53 CFF).
Los Libros Corporativos con los que las empresas deben contar, dependiendo de su régimen corporativo, así como de su forma de administración, son: i) Libro de Actas de Asamblea, ii) Libro de Registro de Acciones / Socios, iii) Libro de Registro de Variaciones de Capital y, iv) Libro de Actas de Sesiones de Consejo.
Asimismo, de acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles, dentro de los primeros 4 (cuatro) meses de cada año, toda Sociedad deberá celebrar una Asamblea Anual de Accionistas/Socios, a través de la cual se apruebe el informe de los administradores y órgano de vigilancia, respecto del ejercicio concluido en el año inmediato anterior, entre otros puntos; por lo que, para dar cumplimiento a dicha obligación este año, se tiene hasta el 30 DE ABRIL DE 2023 para celebrar la Asamblea respecto del ejercicio 2022, misma que deberá hacerse constar en el Libro de Actas de Asamblea de la Sociedad.
Ahora bien, dentro de las sanciones que se contemplan en el CFF, relacionadas con los Libros Corporativos, se encuentran, entre otras, las siguientes:
- De hasta $8,430.00 pesos, en caso no contar con alguno de los Libros Corporativos (Art. 84 CFF). Lo anterior, con independencia de las implicaciones que se pudieren derivar por no contar con el soporte necesario del movimiento contable reportado.
- Prisión, de hasta 3 años, en caso de duplicidad de Libros Corporativos con diferente contenido, o bien, en caso de destrucción o alteración, total o parcial, de los mismos (Art. 111 CFF).
Por lo anterior, les sugerimos cerciorase de contar con los Libros Corporativos de su empresa, así como que los mismos se encuentren debidamente actualizados, conforme a lo establecido en las leyes aplicables vigentes.
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